Irgendwann kann es auf jede Person zukommen, eine Beileidsbekundung beziehungsweise ein Kondolenzschreiben verfassen zu müssen. Da man üblicherweise kaum oder gar keine Erfahrung damit hat, gibt es einige Regeln, die man einhalten sollte. Es ist vor allem üblich, dem Verstorbenen einige Sätze zu widmen. Dabei werden meistens positive Charaktereigenschaften oder herausragendes Engagement erwähnt. Weiterhin lassen sich gemeinsame Erlebnisse mit dem Verstorbenen hinzufügen.
Bei der Einleitung empfiehlt sich die Nutzung von Phrasen wie „Die Nachricht vom Ableben [Name] traf uns alle schmerzlich“ verwendet werden. Hierbei wird erwähnt, dass man vom Tod dieser Person erfahren hat und seiner Betroffenheit Ausdruck verleihen möchte. Nun bietet es sich an, einige tröstliche Worte an die Hinterbliebenen zu richten, wobei man zum Beispiel darauf eingehen kann, dass es (eventuell) kein schmerzhafter Tod war und dass man mit seiner Trauer nicht alleine ist. Den dritten Teil eines solchen Schreibens bilden für gewöhnlich Würdigungen des Verstorbenen, in denen man besagte Lebensleistungen und Engagements aufzählt. An diesem Punkt lassen sich auch besondere Freundschaften hervorheben.
Nachdem dieser Teil abgeschlossen ist, kommt es noch einmal zu den eigentlichen Beileidsbekundungen, bei der man seinen Emotionen Ausdruck verleiht. Phrasen wie „Ich bedaure diesen Verlust zutiefst und spreche dir mein aufrichtiges Mitgefühl aus.“ Mögen genutzt werden. Um einen solchen Brief möglichst rund abzuschließen, eignen sich kleine, Trost spendende Sätze, in denen man vermittelt, an den betreffenden Angehörigen zu denken und ihn zu unterstützen.
Um den Brief ein wenig individueller zu gestalten, bietet es sich an, einige Trauersprüche in den Text einzubinden, die man sich selbst ausgedacht hat. Will man jedoch sichergehen, nichts Falsches zu schreiben, hat man die Möglichkeit, sich auf einigen Internetseiten Anregungen oder gar Mustervorlagen zu holen, die sich gegebenenfalls ergänzen lassen. Ist man darin etwas geübter, gibt es in bestimmten Foren die Möglichkeit, eigene Vorlagen für andere Nutzer zur Verfügung zu stellen.